Instrukcja obsługi kalendarza

Instrukcja obsługi kalendarza

Instrukcja obsługi kalendarza

1 Wstęp

Terminarz Ortobajt Cloud jest aplikacją internetową przeznaczoną do planowania wizyt pacjentów oraz synchronizowania ich z aplikacją Ortodoncja zainstalowaną w na komputerach lokalnych w gabinetach lekarskich.Aplikacja działa we wszystkich przeglądarkach internetowych oraz na urządzeniach mobilnych.Niektóre funkcje ze względu na małą wielkość ekranu nie są dostępne w widoku mobilnym.

2 Warunki konieczne do działania aplikacji

Aby można było korzystać z terminarza internetowego wymagane jest posiadanie licencji na moduł Aplikacja WEB/MOBILE oraz jednorazowe uruchomienie procesu integracji danych.Opis wykonania procesu integracji danych opisany znajduje się w instrukcji zamieszczonej na stronie internetowej ortobajt.pl

3 Podstawy obsługi

3.1 Uruchomienie

Uruchomić aplikację możemy poprzez otwarcie strony internetowej pod adresem kalendarz.ortobajt.pllub wybierając Terminarz w aplikacji Ortodoncja (po przeprowadzeniu integracji).

3.2 Logowanie

Dostęp do danych jest odpowiednio zabezpieczony.Korzystanie z aplikacji możliwe jest po podaniu poprawnych danych: e-mail użytkownika i hasła.E-mail użytkownika wprowadzany jest w narzędziach administracyjnych programu Ortodoncja w zakładce Użytkownicy.Hasło ustalane jest podczas integracji. Po rozpoczęciu procesu użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem którego kliknięcie aktywuje internetowe konto użytkownika i umożliwia wprowadzenie hasła początkowego.

3.3 Przypomnienie hasła

Jeśli użytkownik nie pamięta ustawionego hasła, może je odzyskać klikając w link na ekranie logowania “Nie pamiętam hasła”.Na podany e-mail użytkownika zostanie przesłana wiadomość z linkiem , którego kliknięcie pozwala na ustawienie nowego hasła.

4 Praca w aplikacji

4.1 Okna aplikacji

Każde okno aplikacji posiada wspólne elementy

  1. Tytuł
  2. Opcjonalnie dodatkowy opis
  3. Przycisk zamknięcia okna
  4. Zawartość
  5. Pasek przewijania , jeśli zawartość jest większa niż okno. Przewijać zawartość możemy za pomocą kółka myszy lub użyć przewijania po zbliżeniu kursora do prawej krawędzi okna (scrollbar).Kliknięcie poza obszarem okna, zamyka go bez wykonywania żadnej akcji.

4.2 Przyciski

W aplikacji możemy używać wielu przycisków a ich działanie zależne jest od kontekstu a określenie wykonywanej akcji jest zawsze prezentowane za pomocą napisu na przycisku lub odpowiedniej ikony.

4.2.1 Zamknięcie okna

W każdym wyświetlonym oknie znajduje się przyciskPowoduje on zamknięcie okna bez wykonywania żadnych akcji.

4.2.2 Zapisz

Wybranie tego przycisku powoduje zatwierdzenie i zapisanie wszystkich wprowadzonych danych formularza

4.2.3 Anuluj

Wybranie tego przycisku zamyka okno bez wykonywania żadnych zmian w danych.

4.2.4 Przyciski strzałki

Wciskanie przycisków powoduje przewijanie widoków dalej, wstecz

4.3 Tabele

Każda tabela posiada wiele narzędzi umożliwiających zmianę jej widoków

Wyszukiwanie

Filtrowanie

Włączenie / wyłączenie widoczności kolumn tabeli

Kliknięcie na tytuły kolumn powoduje zmianę sortowania co jest sygnalizowane ikonami strzałek.

4.4 Elementy formularza

Wprowadzanie danych polega na wpisaniu lub wybraniu odpowiednich danych.Do tego celu służą różne typy pól formularza.

4.4.1 Etykieta

Etykiety to napisy umieszczane nad polami formularza opisujące jego oczekiwaną zawartość.Jeśli tekst zakończony jest znakiem * (gwiazdką) oznacza to konieczność uzupełnienia pola formularza.

4.4.2 Wyniki weryfikacji

Każde pola formularza są weryfikowane pod względem zawartości a błędy lub uwagi prezentowane są na czerwono pod błędnym polem

4.4.3 Pole tekstowe

W tym polu wprowadzamy tekst.Jeśli tekst jest za długi po lewej stronie pojawi się możliwość jego przewijania.Niektóre pola tekstowe mają określony format wprowadzania danych.Np pole godziny umożliwia wprowadzanie tylko 4 cyfr reprezentujących godziny i minuty.

4.4.4 Pole daty

W tym polu możemy wprowadzać datę w formacie dd.mm.rrrr (dzień, miesiąc, rok) lub klikając na ikonę kalendarza po prawej stronie wybrać interesującą datę.

4.4.5 Lista wyboru

To pole umożliwia wybranie tylko jednego elementu z prezentowanej listy.Jeśli lista zawiera dużo elementów istnieje możliwość jej przeszukiwania wprowadzając pierwsze litery wyszukiwanych danych (np pacjenci).

4.4.6 Pole hasła

Pole jest podobne do pola tekstowego ale dla bezpieczeństwa nie są pokazywane wprowadzanie znaki.Aby podglądnąć zawartość pola należy kliknąć ikonę (oko)

5 Główne okno terminarza

Widok aplikacji został podzielony na kilka sekcji

5.1 Pasek narzędziowy

W górnej części okna przeglądarki znajduje się pasek narzędziowy.Zawiera on przyciski z najczęściej wykonywanymi czynności, wybór lekarzy dla których ma być pokazywana zawartość terminarza oraz nazwisko i imię użytkownika wraz z możliwością edycji podstawowych danych.

5.1.1 Przycisk Dodaj wizytę

Kliknięcie przycisku otwiera okno umożliwiające dodanie nowej wizyty.Wymagane dane są oznaczone symbolem *.

5.1.1.1 Wybór pacjenta.

W polu Pacjent* możemy wyszukiwać pacjentów którzy wcześniej zostali dopisani, poprzez wprowadzanie kolejnych liter lub cyfr prezentowanych danych. Nazwiska, imienia, numeru pesel lub numeru telefonu.

Jeśli pacjenta nie znajdziemy na liście możemy go dodać klikając przycisk DODAJ PACJENTA

Do dopisania pacjenta wymagane jest podanie jego imienia i nazwiska.

Aby uniknąć dodania pacjenta który już istnieje zaleca się podawanie numeru pesel, po którym zostanie ponownie zweryfikowane czy dodawany pacjent nie istnieje już w naszej liście pacjentów.

Po wybraniu pacjenta w prawej części okna zostaną wyświetlone daty poprzednich jego wizyt.

Zaznaczenie Zgody na otrzymywanie wiadomości SMS daje możliwość wysyłania powiadomień do klienta o zaplanowanych wizytach oraz odbieranie odpowiedzi SMS.

W oknie tym prezentowane są daty wizyt, stopień trudności leczenia oraz imię i nazwisko lekarza który przyjmował pacjenta.

5.1.1.2 Określenie daty, godziny i czasu trwania wizyty

Datę i godzinę możemy wprowadzić ręcznie lub wybrać klikając na ikonę kalendarza

5.1.1.3 Typ wizyty i jej rodzaj

Wybieramy Ortodontyczna (domyślnie) lub Stomatologiczna

W zależności od wybranego typu wizyty wybieramy jej rodzaj

5.1.1.4 Lekarz i fotel

Dalej wybieramy lekarz i numer fotela

5.1.1.5 Notatka

W polu Notatka możemy wprowadzić dowolne dodatkowe informacje związane z planowaną wizytą.

5.1.1.6 Zatwierdzenie

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól klikamy przycisk DODAJ WIZYTĘJeśli formularz zawiera błędy zostaną wyświetlone odpowiednie ostrzeżenia.

5.1.2 Przycisk Narzędzia

Przycisk Narzędzia otwiera menu z którego możemy wybrać kolejne akcje:

5.1.2.1 Planer urlopów

Planer urlopów umożliwia dodanie do terminarza urlopów lekarzy lub zaznaczenia dat kiedy cały gabinet jest nieczynny.Kliknięcie na wybrany dzień lub zaznaczenie zakresu dat myszą otwiera okno dodawania danych.

Urlop planujemy wybierając lekarza , zakres dat, oraz opis.

Zakres dat podpowiadany jest na podstawie dokonanego zaznaczenia, ale możliwa jest zmiana tych dat w formularzu.

Opis podpowiadany jest po wybraniu lekarza. Możemy go dowolnie zmieniać ale jest wymagany i prezentowany później w widokach terminarza.

Aby wprowadzić okres kiedy gabinet będzie nieczynny należy kliknąć w zakładkę Nieczynny gabinet , określić zakres dat i dodać opis.

Zaplanowane urlopy i notatki są wyświetlane w górnej części kalendarza.

Nieczynny gabinet wyświetlany jest w kolorze szarym.

Jeśli będziemy dodawać wizytę na dzień w którym wybrany lekarz ma urlop lub gabinet jest nieczynny zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

5.1.2.2 Notatka

Dodanie notatki wymaga uzupełnienia dat Wyświetlaj od - Wyświetlaj do w których będzie wyświetlana informacja wprowadzona jako Treść.

Wprowadzone notatki wyświetlane są w górnej części terminarza

Notatkę możemy edytować lub usunąć klikając na nią w kalendarzu.

5.1.2.3 Wyślij SMS

Aby skorzystać z możliwości wysyłania powiadomień SMS do pacjentów z przypomnieniem o zaplanowanej wizycie należy posiadać indywidualne konto na platformie mprofi.pl.

Po odpowiedniej konfiguracji możemy również wyświetlać w informacjach o wizycie odpowiedzi przesłane w SMS od klientów.

Należy ustawić zakres dat od - do który filtruje zaplanowane wizyty i wybrać przycisk GENERUJ LISTĘ

Lista zawiera datę i godzinę wizyty, dane pacjenta z numerem telefonu.

W pierwszej kolumnie możemy odznaczyć, zaznaczyć do których klientów wysłać wiadomości.

Wiadomości nie zostaną wysłane jeśli dane pacjenta nie zawierają poprawnego numeru telefonu lub pacjent nie wyraził zgody na otrzymywanie wiadomości SMS i zostało to wyłączone w kartotece pacjenta,

Na liście wiadomości do wysłania pojawi się odpowiedni komunikat .

Przycisk wyślij wiadomości rozpocznie proces wysyłania wiadomości SMS.

Aby sprawdzić czy wiadomości zostały dostarczone do pacjenta należy wybrać

NARZĘDZIA / RAPORT Z WYSŁANYCH SMS

5.1.2.4 RAPORT Z WYSŁANYCH SMS

Lista wysłanych wiadomości SMS (1) wyświetla każdą wysyłkę wraz z datą i osobą która uruchomiła proces wysyłania. Klikając na elementy listy przełączamy widok szczegółowy (2) w którym możemy zobaczyć każdą pojedynczą wiadomość z jest statusem oraz odpowiedzią pacjenta.

Ponieważ na proces wysyłania wiadomości składa się kilka etapów możemy odświeżać listę klikając przycisk POBIERZ PONOWNIE STATUSY i ODPOWIEDZI. (3)

5.1.3 Następny wolny termin

Przycisk umożliwia wyszukanie terminu wizyty dla pacjenta.Wypełniamy formularz

Wybieramy lekarza lub wszyscy

Określamy po jakim okresie od dnia dzisiejszego wyszukiwać wizyty lub najszybszy wolny termin.

Po odnalezieniu wolnego terminu zostanie otwarty kalendarz lekarza z wyszukanym wolnym terminem

Możemy dodać wizytę

5.1.4 Filtr wyświetlania kalendarzy dla lekarzy

Z listy wybieralnej możemy wybrać lekarzy dla których zostaną wyświetlone kalendarze.Wybrani lekarze prezentowani są w postaci ich inicjałów

5.1.5 Konto zalogowanego użytkownika

Wyświetlane jest imię i nazwisko zalogowanego użytkownika.

Kliknięcie na ikonę pozwala na wybranie dodatkowych funkcji związanych z użytkownikiem

5.1.5.1 Profil

Wyświetla informacje o zalogowanym użytkowniku

Wciśnięcie EDYTUJ DANE pozwala na poprawę imienia i nazwiska użytkownika.

5.1.5.2 Zmiana hasła

Hasło możemy zmienić wprowadzając stare hasło i nowe hasło.Weryfikowane są reguły silnego hasła (duże, małe litery , cyfry i znak specjalny)

5.1.5.3 Wyloguj

Wybranie wyloguj powoduje wyjście z aplikacji terminarza i zabezpieczenie przed nieupoważnionym dostępem.

5.2 Terminarz

Okno terminarza wyświetla umówione wizyty pacjentów

5.2.1 Sterowanie widokiem

5.2.1.1 Przełączanie widoków

Klikając na przyciski

oraz

możemy zmieniać widoki kalendarza.

5.2.1.2. Zmiana zakresu dat wyświetlanych danych

Przełączania zakresu dat dokonujemy wybierając strzałki dalej , wstecz w zależności od wybranego widoku.Kliknięcie przycisku DZISIAJ zawsze przenosi do widoku dnia dzisiejszego.

5.2.1.3 Zmiana widoczności kalendarzy lekarzy

Aby wyświetlić kalendarze tylko niektórych lekarzy możemy zaznaczyć / odznaczyć ich na liście

5.2.1.4 Zmiana skali czasu

Ikony + - zwiększają lub zmniejszają przedziały czasowe kalendarza

5.2.2 Widok kalendarza

1. Imię i nazwisko lekarza którego dotyczą prezentowane wizyty.
2. Godziny pracy gabinetu.
3. Linia określa aktualną godzinę.
4. Każda wizyta wyświetlana jest w kolorze rodzaju wizyty.

Kolory możemy podglądnąć wybierając przycisk Legenda

Po najechaniu kursorem myszy na kafelek wizyty pojawiają się wszystkie szczegółowe informacje

W widoku miesiąca w poszczególnych dniach wyświetlana jest tylko liczba zaplanowanych wizyt.

Kliknięcie na tą liczbę wyświetla wizyty w dniu.

Po najechaniu kursorem myszy na kafelek wizyty pojawiają się wszystkie szczegółowe informacje.

5.2.3 Szybkie dodawanie i edycja wizyty

5.2.3.1 Dodawanie wizyty w widoku kalendarza

Klikając myszą w kalendarz zostanie wyświetlone okno dodawania wizyty.W formularzu wypełnione będą już data , godzina , lekarz na podstawie miejsca kliknięcia myszą.

Podpowiadane są także typ i rodzaj oraz czas trwania wizyty.

5.2.3.2 Edycja wizyty w widoku kalendarza

Kliknięcie w zaplanowaną wizytę otwiera okno edycji wizyty.

Przytrzymując lewy klawisz myszy na kafelku wizyty możemy przesówać wizytę na inną godzinę lib dzień.Krawędzie kafelka możemy również przesówać zmieniając godzinę rozpoczecia wizyty lub czas jej trwania.

5.2.4 Kalendarze boczne

Kalendarze boczne służą do szybkiego wybrania daty i przejściu do widoku dnia.

6. Typowe schematy działania

6.1 Dodaj nową wizytę

1. Klkiknij w kalendarzu lekarza, w widoku dzień lub tydzień odpowiednią godzinę

2. Wypełnij formularz, wybierając pacjenta ( możesz dodać nowego ).

3. Zatwierdź przyciskiem Dodaj wizytę

6.2 Zmień wizytę

Złap myszą kafelek wizyty i przesuń w odpowiednie miejsce (data, godzina, lekarz)

lub

1. Odszukaj wizytę w kalendarzu

2. Kliknij w kafelek wizyty

3. Popraw datę, godzinę

4. Zatwierdź przyciskiem Zapisz wizytę

6.3 Rezygnacja pacjenta z wizyty

1. Odszukaj wizytę w kalendarzu

2. Kliknij w kafelek wizyty

3. Wybierz przycisk usuń wizytę

6.4 Wyslij przypomnienia o wizytach do pacjentów

1. Wybierz Narzędzia -> Wyślij SMS

2. Ustaw daty i Generuj listę

3. Wybierz Wyślij wiadomość do pacjenta

4. Odczekaj kilka minut i wybierz Narzędzia -> Raport z wysłanych SMS-ów

5. Sprawdź status wysłanych SMS-ów

6.5 Zaplanuj urlopy lekarzy lub daty nieczynnego gabinetu

1. Wybierz Narzędzia -> Planer urlopów

2. Zaznacz myszą zakrez dat

3. Wypełnij formularz i zapisz

6.6 Znajdź wolny termin wizyty dla pacjenta

1. Wybierz przycisk Następny wolny termin

2. Wypełnij formularz i Szukaj